Evrak ve Arşiv Birimi

Evrak ve arşiv şefi destek hizmetleri şube müdürüne bağlı olarak görev yapar. Aşağıdaki hususları yerine getirmekle görevli ve sorumludur:

a) Genel evrak servisinin iş yönetimini ve iş verimi ile ihtisaslaşmayı sağlamak, bu konuda gerekli tedbirleri almak ve uygulamak,

b) Gelen evrakın ilgili birimlere havale edilmesini sağlamak,

c) Kurum birimlerinden çıkan evrakın resmî ve özel dış kuruluşlara ve şahıslara gönderilmesini sağlamak,

d) Giden evrakta kullanılan resmî posta pulunun hesabını belirtmek,

e) Ciltlenecek formların ciltlenmesini sağlamak.w

Makam onay kayıt defteri :Başkan ve Başkan Yardımcılarının imzasına sunulan evrakın takibini sağlamak üzere, her birimde, Özel Kalem Müdürlüğünde, Başkan ve BaşkanYardımcılarının sekreterliklerinde ayrı bir evrak kayıt defteri tutulur.

1) Zimmetle gelen evrak; teslim alan görevlinin adı, soyadı, unvanı, kabul tarihi yazılır ve imzalanır, özellik taşıyan evrak zarfları ise kabul tarihi, saati belirtilerek imzalanır, diğerleri zimmetsiz olarak alınır.

2) Bir dilekçeyi veya evrakı elden getiren kişiye kayıt sayısı ile alınış tarihini belirten bir evrak kabul ve kayıt fişi verilir.

3) Yanlış getirildiği anlaşılan evrak ve dilekçeler, dağıtıcısına veya elden getiren kişiye iade edilir; posta kanalı ile yanlış gelen evrak, ilgili birimine bir üst yazı ile gönderilir.

Zarfların açılması: Zarflar, zarf açacağı kullanılarak ve içindeki evrak yırtılmadan özenle açılır; şüphe edilen zarflar açılmadan emniyet görevlilerine haber verilir.

Kişi adına gelen evrakın gönderilmesi:

1) Başkan, Başkan Yardımcısı, Şube Müdürü ile birimlerde görevli olan diğer kişiler adına gelen evrak, açılmadan ilgililere gönderilir.

2) Kişiler adına gelen zarflar, ilgilisine; çok gizli, özel, hizmete özel işaretli zarflar ise, birim sorumlusuna açılmaksızın elden verilir.

3) Diğer zarflar, açılarak ekleri kontrol edilir; yanlışlık ve noksanlık mevcut değil ise, evrakın birinci sayfasının ön yüzüne, yer yok ise arka yüzüne birimlerde kullanılan “Evrak Kayıt Kaşesi” vurulur giriş numarası ve tarih verilir

4) Birim kayıt numarası, her türdeki evrak için takvim yılı başında tarih sırasını takiben 1’den başlamak üzere ve yılsonuna kadar birbirini takip etmek suretiyle verilir.

5) Gelen Evrak; geldiği yer, numarası, tarihi, konusu, eki, gönderildiği ünitenin kodu, tarih ve imza belirtilmek suretiyle bilgisayarda genel evrak programına kaydolunur.

6) Makama sunulacak evrak, Başkan yahut iş bölümü itibariyle sunulacak evrak ile ilgilenen Başkan Yardımcılarına gönderilerek, ilgili birimlere havale edilmesi sağlanır.

7) Havalesi yapılan evrak; tarihi, num